Circolare Informativa 26.2024: Obbligo Stampa registri sociali e obbligo conservazione elettronica

Gentile Cliente,

con la presente ricordiamo che, a seguito della presentazione della Dichiarazione dei Redditi 2025 avvenuta il 31 ottobre 2025, decorrono i termini per la stampa e/o la conservazione dei seguenti libri e registri contabili relativi all’anno d’imposta 2024, che di seguito riepiloghiamo:

1. Libro Giornale

Il libro giornale deve essere stampato entro l’ultimo giorno del terzo mese successivo al termine di presentazione della Dichiarazione dei Redditi.

Il libro giornale è uno dei documenti contabili obbligatori per legge e, indipendentemente dalla forma grafica adottata, deve contenere almeno le seguenti informazioni:

• numero e data di registrazione;
• descrizione dell’operazione;
• codice (ed eventualmente descrizione) del conto da addebitare o accreditare, secondo la numerazione fissata dal piano dei conti;
• importo riferito a ciascun conto movimentato;
• totale della registrazione.

2. Libro Inventari

Il libro degli inventari deve essere stampato entro l’ultimo giorno del terzo mese successivo al termine di presentazione della Dichiarazione dei Redditi.

Esso deve contenere:

• l’indicazione analitica e la valutazione delle attività e passività relative all’impresa e delle eventuali attività e passività estranee alla medesima;
• l’indicazione della consistenza dei beni raggruppati per categorie omogenee, per natura e per valore;
• il dettaglio delle rimanenze finali di magazzino, con il relativo criterio di valutazione adottato;
• il bilancio completo di Stato patrimoniale e Conto economico e, per le società di capitali, anche la Nota integrativa e, ove presente, il Rendiconto Finanziario, così come depositati presso il Registro delle Imprese.

3. Registro dei Beni Ammortizzabili

Il registro dei beni ammortizzabili deve essere aggiornato entro il termine di presentazione della Dichiarazione dei Redditi.

L’azienda è esonerata dall’obbligo di tenuta di tale registro soltanto nel caso in cui tutte le informazioni che dovrebbero esservi contenute siano riportate nel libro inventari o nel registro IVA acquisti.

4. Registri IVA

I registri IVA devono essere stampati entro l’ultimo giorno del terzo mese successivo al termine di presentazione della Dichiarazione dei Redditi.

5. Scritture contabili ausiliarie di magazzino

L’obbligo di tenuta fiscale delle scritture ausiliarie di magazzino è disciplinato dall’articolo 1 del D.P.R. 695/1996 e riguarda i contribuenti che, per almeno due periodi d’imposta consecutivi:

• realizzano un volume di ricavi annuo superiore a Euro 5.164.000;
• dichiarano, alla fine del periodo d’imposta, rimanenze finali per un valore complessivo superiore a Euro 1.100.000.

L’obbligo decorre dal secondo periodo d’imposta successivo e cessa qualora, per due esercizi consecutivi, almeno uno dei suddetti limiti non venga superato (in tal caso, il soggetto non sarà più obbligato a partire dal periodo d’imposta successivo).

Le scritture ausiliarie di magazzino devono essere stampate entro l’ultimo giorno del terzo mese successivo al termine di presentazione della Dichiarazione dei Redditi.

Nella tabella seguente sono riepilogate le principali indicazioni relative all’assolvimento dell’imposta di bollo e alla stampa, e alla modalità di conservazione dei libri e registri contabili:

Tenuta informatica e obbligo di stampa / conservazione digitale

L’articolo 1, comma 2-bis, del D.L. 73/2022, modificando l’articolo 7, comma 4-quater, del D.L. 357/1994, ha introdotto una disposizione volta a superare l’obbligo di stampa e di conservazione elettronica annuale dei registri contabili tenuti con sistemi informatici.

In base a tale disciplina, in deroga al comma 4-ter del medesimo articolo 7, la tenuta e la conservazione dei registri contabili è considerata regolare, anche in assenza di trascrizione su supporto cartaceo o di conservazione sostitutiva, a condizione che, in sede di accesso, ispezione o verifica, essi:

• risultino aggiornati sui sistemi elettronici utilizzati;
• siano stampabili a richiesta degli organi procedenti e in loro presenza.

A prescindere da quanto sopra rimangono invariati gli obblighi di assolvimento dell’imposta di bollo.

Ai fini della regolarità dei libri contabili, sarebbe pertanto sufficiente che, in sede di accesso, i registri siano aggiornati sui sistemi elettronici e possano essere stampati, su richiesta, in presenza del verificatore.

Tuttavia, permangono alcune perplessità sull’effettiva opportunità di non procedere alla stampa o alla conservazione digitale dei registri, poiché, in assenza di tali adempimenti, non risulterebbero pienamente garantite l’immodificabilità e l’integrità dei documenti contabili, con possibili effetti anche sulla loro valenza ai fini civilistici e probatori.

Tenuto conto delle incertezze interpretative, lo Studio consiglia, ad oggi, di procedere comunque alla corretta stampa cartacea ovvero alla conservazione digitale sostitutiva dei registri contabili.